Definición del proceso de toma de decisiones en las organizaciones.
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).
Sabido es, que actualmente muchas decisiones en el marco de las organizaciones, se toman sin considerar explícitamente las etapas de ese proceso o los métodos cuantitativos y cualitativos existentes en las distintas ramas, y que las tradiciones, los hábitos, las costumbres, la propia intuición y experiencia de un directivo desempeñan una función importante en la forma en que los problemas se solucionan. Entre las obligaciones que impone la función gerencial, se encuentra tomar decisiones. Con frecuencia, son escasos aquellos individuos que realmente se detienen a considerar el proceso secuencial y sistemático que implica tomar una decisión con el objetivo de obtener realmente la efectividad necesaria a partir de la decisión tomada. Druker, en su libro "La decisión efectiva" se refiere a ello cuando dice: "Una decisión para cumplir con la característica de ser efectiva, debe ser el resultado de un proceso sistemático, con elementos definidos que se manejan en una secuencia de pasos precisos." 1 Con respecto al concepto "toma de decisiones", Schein, plantea: "la toma de decisiones es el proceso de identificación de un problema u oportunidad y la selección de una alternativa de acción entre varias existentes, es una actividad diligente clave en todo tipo de organización."2 Quien toma una decisión debe identificar todas las alternativas disponibles, pronosticar sus consecuencias y evaluarlas según los objetivos y metas trazadas. Para ello, se requiere: "En primer lugar, información actualizada sobre qué alternativas se encuentran disponibles en el presente o cuáles se deben considerar. En segundo lugar, se necesita información sobre el futuro: cuáles son las consecuencias de actuar según cada una de las diversas opciones. En tercer lugar, es indispensable la información sobre como pasar del presente al futuro: cuáles son los valores y las preferencias que se deben utilizar para seleccionar, entre las alternativas que, según los criterios establecidos, conducen del mejor modo a los resultados que deseados".3 Este procedimiento ideal, en muchas ocasiones, debido a la escasez de aplicarlo en entornos tradicionales, por ello la necesidad de sistemas que posibiliten el análisis y la interpretación de la información disponible. Puede definirse entonces, la toma de decisiones como una actividad imprescindible en las organizaciones, con un significado especial para todos sus niveles, porque es parte fundamental inherente a todas las demás actividades de la empresa
La buena toma de decisiones permite vivir mejor. Nos otorga algo de control sobre nuestras vidas. De hecho, muchas de las frustraciones que sufrimos con nosotros mismos se deben a no poder usar la propia mente para entender el problema de decisión, y el coraje para actuar en consecuencia. Una mala decisión puede obligarnos a tomar otra mala decisión, como dijo Harry Truman: "Toda mala decisión que tomo va seguida de otra mala decisión". Tiempo y recursos para alcanzar este estado de conocimiento, es imposible
Diferenciar los tipos y alternativas de toma de decisiones:
1) Decisión Programada:
Son programadas en la medida que son repetitivas y rutinarias, así mismo en la medida que se ha desarrollado un método definitivo para poder manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, el mando no tiene necesidad de pasar por el trabajo y gasto de realizar un proceso completo de decisión.
Estas decisiones programadas cuentan con unas guías o procedimientos (pasos secuenciales para resolver un problema), unas reglas que garanticen consistencias en las disciplinas y con un alto nivel de justicia , aparte de una política, que son las directrices para canalizar el pensamiento del mando en una dirección concreta.
2) Decisión no Programada:
"La reestructuración de una organización" o "cerrar una división no rentable", son ejemplos de decisiones no programadas, También "la creación de una estrategia de mercado para un nuevo producto".
Una decisión programada se aplica a problemas estructurados o de rutina. Los operadores de tomos tienen especificaciones y reglas que les señalan si la pieza que han hecho es aceptable, si tiene que desecharse o si se tiene que procesar de nuevo.
Las decisiones no programadas se usan para situaciones no programadas, nuevas y mal definidas, de naturaleza no repetitivas. Ej.: el lanzamiento de la computadora Macintosh por Apple Computer.
En realidad las decisiones estratégicas son, en general, decisiones no programadas, puesto que requieren juicios subjetivos.
La mayoría de las decisiones no son ni completamente programadas ni completamente no programadas; son una combinación de ambas. La mayor parte de las decisiones no programadas las toman los gerentes del nivel más alto, esto es porque los gerentes de ese nivel tienen que hacer frente a los problemas no estructurados.
Alternativas:
Una vez encontrada la alternativa a apropiada, el siguiente paso es evaluar y seleccionar aquellas que contribuirán mejor al logro de la meta.
Factores cuantitativos:
Son factores que se pueden medir en términos numéricos, como es el tiempo, o los diversos costos fijos o de operación.
Factores cualitativos
Son difíciles de medir numéricamente. Como la calidad de las relaciones de trabajo, el riesgo del cambio tecnológico o el clima político internacional.
Para evaluar y comparar los factores se debe reconocer el problema y luego analizar que factor se le aplica ya se cuantitativo o cualitativo o ambos, clasificar los términos de importancia, comparar su probable influencia sobre el resultado y tomar una decisión.
Definir el concepto de sistema de apoyo a la toma de decisiones:
En un sentido amplio, se define a los sistemas de apoyo a las Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.
A lo anterior se agrega que, en la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión. Esto implica necesariamente que al verdadero objetivo de un sistema de apoyo a las decisiones sea proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, con el fin de decidir lo más adecuado.
Describir las características de los sistemas para el proceso de toma de decisiones:
Efectos futuros:
Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.
Reversibilidad:
Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo.
Impacto:
Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.
Calidad:
Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.
Periodicidad:
Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.
Describir sus componentes e identificar las tendencias futuras de su aplicación en las organizaciones
La técnica de tomar decisiones en un problema está basado en cinco componentes primordiales:
Información: Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones.
Conocimientos: Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable.
Experiencia: Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar.
Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.
Juicio: El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen substitutos para el buen juicio.
Tendencias Futuras
Los sistemas de soportes a la toma de decisiones en grupos (DGSS) son una tecnología que esta emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se esta llevando acabo las juntas de tomas de decisiones deberán mejorar, ser más amigables para los usuarios ejecutivos y más transparentes en su uso. En este proceso ayudan los sistemas basados en le reconocimiento de voz y de signos escritos. Deben tener cuidado en lo que se espera de un DGSS, debido a que la expectativa pueden ser muy altas con respecto a lo que en realidad pueden obtenerse y esto ocasiona descontento en las personas que lo emplean.En futuro con el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin tener que moverse de su lugar de trabajo.En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que puedan obtenerse de ella. El no incorporase a este tipo de tecnología puede afectar de una manera importante la productividad y la creatividad de las personas que trabajan en la organización.
Fases en el proceso de toma de decisiones
El modelo de H. Simón reconoce tres fases principales:1) Investigación (inteligencia): Exploración del ambiente sobre las condiciones que requieren las decisiones. Los datos de entrada se obtienen, se procesan y se examinan, en busca de indicios que pueden identificar problemas u oportunidades.2) Diseño: Invención, desarrollo y análisis de los posibles cursos de acción. Involucra los procesos para entender el problema, para generar las soluciones y para probar las soluciones según su factibilidad.3) Elección: De una alternativa o curso de acción entre aquellas que están disponibles. Se hace una selección y se implementa. En cualquier fase podría haber un regreso a la fase anterior.El modelo de Simón no va más allá de la fase de selección. Algunos modelos de toma de decisiones incluyen la implementación y retroinformación a partir de los resultados de la decisión.
Fases de diseño y de investigación (inteligencia)
Hay tres aspectos importantes en estas fases:
1) Descubrimiento de problemas: Es el descubrimiento de una diferencia entre alguna situación que existe y un cierto estado deseado. Pounds identifica cuatro modelos que producen expectativas frente a las cuales se mide la realidad:
Históricos: las expectativas se trazan como extrapolación de las experiencias anteriores.
De planeación: en la cual el plan es la expectativa.
De otras personas de la organización: superiores, subordinados, de otros departamentos, etc.
Extraorganizacionales: las expectativas se derivan de la competencia, los clientes y las organizaciones profesionales.
La formulación de Pounds postula la necesidad de tener algún modelo del proceso o de la situación con el fin de localizar problemas. Si el modelo se cambia a un modelo más completo o más sofisticado, la localización del problema también cambia.
2) Formulación de problemas: El propósito de la formulación del problema es clarificarlo, de tal manera que el diseño y las actividades de selección obren sobre el problema "correcto". En otros casos se necesita alguna reducción de la complejidad. Hay cuatro estrategias para reducir la complejidad y para formular un problema en forma manejable:
Determinación de los límites.
Examen de los cambios que pueden haber precipitado el problema.
Descomposición del problema en problemas más pequeños.
Concentración en los elementos controlables.
3) Desarrollo de alternativas: que se van a considerar en la fase de selección. El acto de generar alternativas es creativo. El proceso creativo requiere que se tenga un conocimiento adecuado del área del problema y de sus límites y de la motivación para resolver el problema.
Definición de toma de decisiones
Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.
La toma de decisiones en una organización se circunscriben a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
Los administradores La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
¿Qué es la toma de decisiones? La toma de decisiones es un proceso de definición de problemas, recopilación de datos, generación de alternativas y selección de un curso de acción.
Modelos de comportamiento del decisor
1) Económico clásico: Es un modelo normativo. Describe la forma como una persona debería tomar la decisión. Sus supuestos son:
Toma de decisiones bajo certeza.La decisión busca maximizar el beneficio o utilidad.El decisor es sensible de manera infinita a las diferencias de utilidad entre los resultados o consecuencias.
2) Administrativo: Es un modelo descriptivo. Visualiza la decisión la cual se da en un medio ambiente complejo y parcialmente desconocido. La mayoría de estrategias de resolución de problemas por satisfacción están basadas en reglas empíricas Este modelo asume que el decisor:
No conoce todas las alternativas ni todos los resultados o consecuencias. Hace una exploración limitada para descubrir una pocas alternativas satisfactorias.
Toma una decisión que satisfaga su nivel de aspiración.
Modelo de comportamiento de la toma de decisiones en la organización
Los principales conceptos usados para explicar la toma de decisiones en la organización son:1) Quasi-resolución de conflictos: La quasi-resolución es una solución aparente. Los métodos para la resolución de conflictos son:Racionalidad local: A las subunidades se les permite fijar sus propias metas.Reglas de decisión a nivel aceptable: Dentro de ciertos límites, a las unidades se les permite tomas sus propias decisiones usando acuerdos sobre reglas y procedimientos de decisión.
Atención secuencial hacia las metas: La organización responde primero a una meta, luego a otra, y así sucesivamente de forma tal que cada meta con conflicto tenga una oportunidad de influir en el comportamiento organizacional. Dar atención secuencial a los conflictos de metas significa también que ciertos conflictos nunca serán resueltos en razón de que las metas en conflicto nunca se manejan al mismo tiempo.2) Elusión de la incertidumbre: Los métodos para eludir la incertidumbre son:Ciclo de reducción y retroalimentación a corto plazo: Un pequeño ciclo de retroinfomación permite con frecuencia nuevas decisiones y de este modo reducir la necesidad de estar involucrado en la incertidumbre del futuro.Ambiente de negociación: La organización busca controlar su medio ambiente mediante prácticas convencionales del sector industrial (algunas veces como comportamiento restrictivo y como comportamiento colusivo) para provisión a largo plazo, o contratos de venta, etc.3) Búsqueda de problemas: La búsqueda de soluciones es estimulada por problemas. La investigación por soluciones está basada en reglas simples: La búsqueda de manera local ya sea para aproximarse al síntoma presente o para acercarse a la solución presente. Si la investigación local falla, se expande la búsqueda primero a las áreas vulnerables organizacionalmente antes de trasladarse a otras áreas. Las áreas vulnerables son áreas con recursos de holgura (por ejemplo personal que sobra) o con objetivos que son difíciles de cuantificar (por ejemplo una investigación).4) Aprendizaje organizacional: La organización ofrece un comportamiento adaptativo con el transcurso del tiempo.5) Toma incrementalista de decisiones: El método incremental es aquel en el cual la toma de decisiones en la organización se reduce a pequeños cambios en las políticas y en los procedimientos existentes. El énfasis se hace en la corrección o en la mejora. Etzioni ha sugerido que las organizaciones usen una estrategia combinada (exploración mixta) para la toma de decisiones en la cual las decisiones menores usan un método incremental, pero las decisiones principales de política requieren de una consideración completa de las alternativas.
Toma de decisiones bajo presión psicológica:
Hay muchas decisiones en las organizaciones y en la vida personal que están cargadas de emociones en razón de los grandes deseos del decisor de lograr ciertos objetivos o evitar peligros o consecuencias no placenteras.
Hay fuertes tendencias opositoras en los individuos con respecto a los cursos de acción. El resultado es un conflicto decisional, una fuerte significativa de presión psicológica. La tensión a partir del conflicto decisional puede conducir a procesos de decisión desbalanceados o deteriorados.
Métodos para decidir entre alternativas
Los métodos parten generalmente de que todas las alternativas son conocidas o se pueden conocer. Los métodos a disposición son los siguientes:
1) TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN BAJO CERTEZA:
Asumen que todas las alternativas y todos sus resultados son conocidos. El problema es calcular cuál alternativa es la óptima para una función objetivo dada:
· Sistema de ecuaciones.
· Programación lineal.
· Programación entera.
· Programación dinámica.
· Modelo de teoría de colas.
· Modelos de inventarios.
· Análisis de presupuestos de capital.
· Análisis de puntos de equilibrio.
2) TÉCNICAS DE LA TEORÍA DE DECISIÓN ESTADÍSTICA:
Son técnicas que evalúan matemáticamente los resultados potenciales de acciones alternativas en una situación de decisión dada. Todas las alternativas y resultados se asumen como conocidos, y el decisor tiene como objetivo la maximización de utilidades. Cómo métodos de presentar los datos en la teoría de decisión existen la matriz de pagos y el árbol de decisión. El trabajar con matrices de pago y árboles de decisión requiere el uso de las estimaciones de probabilidad. Las probabilidades objetivas basadas en situación de analogías generalmente no están disponibles, de tal suerte que las probabilidades utilizadas son subjetivas. La ventaja de la técnica es que requiere el uso explícito de las probabilidades subjetivas en lugar de utilizarlas sin hacerlas explícitas.
Matriz de pagos: Consta de filas para las alternativas o estrategias disponibles y de columnas para las condiciones (estados del mundo) que afectan los resultados de las estrategias. Cada intersección contiene el pago (las consecuencias). En el uso de esta matriz pueden darse 2 situaciones:
Si hay certeza en cuanto a qué condiciones prevalecerán, el decisor necesita solamente seleccionar la estrategia que provee el pago más alto.
Si existe incertidumbre en relación con las probabilidades de las diferentes condiciones que se pueden presentar, el decisor puede recurrir a algunas reglas para decidir como por ejemplo:
Árboles de decisión: Cuando se deben tomar decisiones en secuencia es útil el método del árbol de decisión para la representación del análisis. Los pasos al utilizar el árbol de decisión en el análisis de alternativas son los siguientes:
Construir el árbol comenzando con los puntos de decisión agregándole ramas para los estados del mundo (eventos) que puedan suceder. Incluir la probabilidad de ocurrencia de cada estado del mundo.
Para cada rama única (punto final) o resultado, asignar un valor.
Trabajar hacia atrás para analizar las consecuencias de cada alternativa de cada "nodo" del árbol.
3) CURVA DE UTILIDAD E INDIFERENCIA:
Los ejemplos de decisiones en la teoría de decisión estadística han usado valores monetarios. También es deseable ponderar las condiciones no monetarias. Por ejemplo, una persona puede estar interesada tanto en el tiempo de descanso como en el dinero y negociará el uno por el otro. Este dilema se puede representar mediante las curvas de indiferencia de cada nivel de utilidad total.
4) CLASIFICACIÓN, PONDERACIÓN O ELIMINACIÓN POR ASPECTOS:
Ponderación: En las decisiones que involucran un número de factores o aspectos, a cada factor se le asigna una importancia relativa o ponderación por parte del decisor. El grado al cual las alternativas satisfacen el factor de decisión se pondera según la importancia (o rango). La suma de los factores ponderados se utiliza para comparar las alternativas.
Eliminación: Los requerimientos deseados se identifican y se clasifican en importancia o valor.
Comenzando con los requerimientos más importantes, se eliminan todas las alternativas que no contienen dicho aspecto. Este proceso continúa a través de todos los aspectos.
5) TEORÍA DE LOS JUEGOS:
Es otro medio de analizar una decisión en una situación de competencia, de tal suerte que cuando una unidad de decisión (jugador) gana, la otra pierde.
6) INFERENCIA ESTADÍSTICA CLÁSICA:
Las técnicas de la inferencia estadística clásica pueden ser útiles en la preparación de información para la toma de decisiones:
Muestreo: Se toman muestras de una porción pequeña de la población con el fin de estimar parámetros tales como media, variación, etc.
Distribución de probabilidades: Existe un número de distribuciones (normal, Poisson, etc.). Si los datos se aproximan a una de estas distribuciones, su modelo teórico se puede utilizar para propósitos de la toma de decisiones.
Análisis de correlación y regresión: La relación entre variables dependientes de una o más variables independientes se determina por el análisis de correlación. El coeficiente de correlación es una medida de resumen para explicar el grado al cual los cambios en las variables dependientes son explicados por los cambios en las variables independientes.
Prueba de hipótesis: Las hipótesis son probadas para juzgar si son verdaderas o falsas.
7) HOJAS DE BALANCE DECISIONAL PARA LA TOMA DE DECISIONES BAJO TENSIÓN:
Para cada alternativa se obtienen las anticipaciones positivas y negativas para cuatro categorías de ganancias y pérdidas y se colocan en una rejilla. Habiendo llenado la rejilla, el decisor puede evaluar la fortaleza de las pérdidas y ganancias y el rango de las alternativas. Las categorías mencionadas antes son las siguientes:
Ganancias o pérdidas tangibles para sí mismo.
Ganancias y pérdidas para otros.
Autoconsentimiento o autodisentimiento,
Y conocimiento o disentimiento social.
Documentación y decision de las reglas de comunicación:
Un procedimiento puede ser una secuencia de acciones completamente determinada o puede incorporar toma de decisiones basadas en condiciones alternativas. Los métodos de documentación de la lógica decisional son:
1) Matricial: Se puede utilizar una matriz para presentar parejas de condiciones y el resultado de una acción (decisión).
2) Tabla de decisión: Documenta las reglas que seleccionan una o más acciones basadas en una o más condiciones de un conjunto posible de condiciones. Es precisa y compacta.
3) Diagrama de flujo: Equivale a una tabla de decisión, donde cada paso se separa a través de un diagrama que representa una regla de decisión. Es menos compacto que ésta pero más fácil de seguir.
4) Árbol de decisión: Este es un diagrama de flujo sin los símbolos de decisión o cajas de procesamiento. Se orienta para mostrar los pasos de la decisión que se puede tomar en lugar de los criterios para la selección de un paso dado. Es conveniente señalar las probabilidades de las consecuencias.
5) Pseudocodificación: Muestra la lógica de la decisión en el formato SI-ENTONCES de un programa del computador. Es una descripción precisa, pero puede ser muy concisa y formal par los que no estén familiarizados con la programación de computadoras.
La selección de uno de los métodos anteriores depende del contexto y de los usuarios.
Relevancia de los conceptos de toma de decisiones para el diseño de información
Para la toma de decisiones sabemos que es necesario hacer uso de la información como, el uso de teorías, que tiene como consecuencia el acierto, la incertidumbre y el riesgo, es por eso que debemos diferenciar si el tomador de decisiones en analítico o heurístico y es importante que estos tomen en cuenta las fases de solución como son la inteligencia, la selección y el diseño, tal como se le da soporte en los sistemas de apoyo a decisiones.
La toma de decisiones bajo riesgo
Las decisiones son tomadas por lo general bajo tres condiciones importantes como lo es la: certidumbre, incertidumbre y el riego.
La certidumbre es aquella que nos muestra todo por anticipado antes de la decisión, los resultados, las consecuencias y según sean las necesidades presentadas por el usuario.
La incertidumbre es lo contrario de la certidumbre, no tenemos resultados, ni probabilidades o las consecuencias de las decisiones.
Entre estos dos aspectos o condiciones tienen por medio el riesgo, es decir que tenemos el conocimiento (certidumbre) de las alternativas (variables controlables), existen sólo las estimaciones y no está en nuestras manos el controlar (variables ambientales) y de las que no estamos seguros de su resultado (variables dependientes). Bajo estas alternativas que tenemos muchas de las tomas de decisiones en las empresas o negocios se realizan bajo riesgo.
El estilo de la toma de decisiones
Por lo general la información se recolecta, procesa y se usa en forma de parámetro según sea el estilo de la toma de decisiones. Y es por eso que los tomadores de decisiones son analíticos o heurísticos.
Un tomador de decisiones analítico se apoya en la información que es adquirida y evaluada sistemáticamente para estrechar las alternativas y tomar una selección que esté basada en información. En donde los tomadores de decisiones analíticos valoran la información cuantitativa y los modelos que la generan y la usan. Como comentario adicional, utilizan matemáticas para el modelo del problema y usan algoritmos para resolverlos.
Un tomador de decisiones heurístico se hace ayudar de lineamientos (reglas), aunque no se adapte, bajo conciencia o un sistema, esto es que la heurística se basa en la experiencia. Estos tomadores de decisiones aprenden bajo las actuaciones, es decir mediante la prueba y el error hasta encontrar la solución. Y su apoyo es el sentido común para que los guíe.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES
Interactividad: sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.
Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.
Desarrollo: Permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
Comunicación Inter-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de acceder información de las bases de datos corporativos.
Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.
Soporte para la fase en la toma de decisiones
Debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la amplia gama de ámbitos en los cuales se toman las decisiones, el concepto de sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decisión support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisión significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisión implica el apoyo a la estimación, la evaluación y/o la comparación de alternativas. En la práctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informáticas que realizan una función de apoyo.[1]
El termino sistema de apoyo a la decisión se ha utilizado de formas muy diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.[2] Algunas de esas definiciones son:
Un DSS, en términos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de decisiones" (Finlay[3] y otros).
En términos bastante más específicos, un DSS es "un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación" (Turban[4] ).
Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores serían:
Un DSS es un "conjunto de procedimientos basados en modelos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en si toma de decisiones" (Little[5] ).
Un DSS "combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informático para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen[6] ).
"Sistema extensible capaz de apoyar ad-hoc el análisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificación futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados" (Moore y Chang[7] ).
Los DSS son "Sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson[8] ).
Kenn afirma que es imposible dar una definición precisa incluyendo todas las facetas de la DSS ya que "no puede haber una definición de los sistemas de apoyo a la decisión, sino sólo del apoyo a la decisión" (Keen[9] ).
Para Power el término DSS puede referirse a muchos tipos de sistemas de información que dan soporte a la toma de decisiones. Humorísticamente añade que siempre que un sistema informático no sea un 'sistema para procesamiento de transacciones en línea' (OLTP), alguien tendrá la tentación de llamarlo DSS (Power[10] ).
Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.
Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva:
Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.
Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.
Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional.
Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida).
Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos.
Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA).
Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).
Sabido es, que actualmente muchas decisiones en el marco de las organizaciones, se toman sin considerar explícitamente las etapas de ese proceso o los métodos cuantitativos y cualitativos existentes en las distintas ramas, y que las tradiciones, los hábitos, las costumbres, la propia intuición y experiencia de un directivo desempeñan una función importante en la forma en que los problemas se solucionan. Entre las obligaciones que impone la función gerencial, se encuentra tomar decisiones. Con frecuencia, son escasos aquellos individuos que realmente se detienen a considerar el proceso secuencial y sistemático que implica tomar una decisión con el objetivo de obtener realmente la efectividad necesaria a partir de la decisión tomada. Druker, en su libro "La decisión efectiva" se refiere a ello cuando dice: "Una decisión para cumplir con la característica de ser efectiva, debe ser el resultado de un proceso sistemático, con elementos definidos que se manejan en una secuencia de pasos precisos." 1 Con respecto al concepto "toma de decisiones", Schein, plantea: "la toma de decisiones es el proceso de identificación de un problema u oportunidad y la selección de una alternativa de acción entre varias existentes, es una actividad diligente clave en todo tipo de organización."2 Quien toma una decisión debe identificar todas las alternativas disponibles, pronosticar sus consecuencias y evaluarlas según los objetivos y metas trazadas. Para ello, se requiere: "En primer lugar, información actualizada sobre qué alternativas se encuentran disponibles en el presente o cuáles se deben considerar. En segundo lugar, se necesita información sobre el futuro: cuáles son las consecuencias de actuar según cada una de las diversas opciones. En tercer lugar, es indispensable la información sobre como pasar del presente al futuro: cuáles son los valores y las preferencias que se deben utilizar para seleccionar, entre las alternativas que, según los criterios establecidos, conducen del mejor modo a los resultados que deseados".3 Este procedimiento ideal, en muchas ocasiones, debido a la escasez de aplicarlo en entornos tradicionales, por ello la necesidad de sistemas que posibiliten el análisis y la interpretación de la información disponible. Puede definirse entonces, la toma de decisiones como una actividad imprescindible en las organizaciones, con un significado especial para todos sus niveles, porque es parte fundamental inherente a todas las demás actividades de la empresa
La buena toma de decisiones permite vivir mejor. Nos otorga algo de control sobre nuestras vidas. De hecho, muchas de las frustraciones que sufrimos con nosotros mismos se deben a no poder usar la propia mente para entender el problema de decisión, y el coraje para actuar en consecuencia. Una mala decisión puede obligarnos a tomar otra mala decisión, como dijo Harry Truman: "Toda mala decisión que tomo va seguida de otra mala decisión". Tiempo y recursos para alcanzar este estado de conocimiento, es imposible
Diferenciar los tipos y alternativas de toma de decisiones:
1) Decisión Programada:
Son programadas en la medida que son repetitivas y rutinarias, así mismo en la medida que se ha desarrollado un método definitivo para poder manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, el mando no tiene necesidad de pasar por el trabajo y gasto de realizar un proceso completo de decisión.
Estas decisiones programadas cuentan con unas guías o procedimientos (pasos secuenciales para resolver un problema), unas reglas que garanticen consistencias en las disciplinas y con un alto nivel de justicia , aparte de una política, que son las directrices para canalizar el pensamiento del mando en una dirección concreta.
2) Decisión no Programada:
"La reestructuración de una organización" o "cerrar una división no rentable", son ejemplos de decisiones no programadas, También "la creación de una estrategia de mercado para un nuevo producto".
Una decisión programada se aplica a problemas estructurados o de rutina. Los operadores de tomos tienen especificaciones y reglas que les señalan si la pieza que han hecho es aceptable, si tiene que desecharse o si se tiene que procesar de nuevo.
Las decisiones no programadas se usan para situaciones no programadas, nuevas y mal definidas, de naturaleza no repetitivas. Ej.: el lanzamiento de la computadora Macintosh por Apple Computer.
En realidad las decisiones estratégicas son, en general, decisiones no programadas, puesto que requieren juicios subjetivos.
La mayoría de las decisiones no son ni completamente programadas ni completamente no programadas; son una combinación de ambas. La mayor parte de las decisiones no programadas las toman los gerentes del nivel más alto, esto es porque los gerentes de ese nivel tienen que hacer frente a los problemas no estructurados.
Alternativas:
Una vez encontrada la alternativa a apropiada, el siguiente paso es evaluar y seleccionar aquellas que contribuirán mejor al logro de la meta.
Factores cuantitativos:
Son factores que se pueden medir en términos numéricos, como es el tiempo, o los diversos costos fijos o de operación.
Factores cualitativos
Son difíciles de medir numéricamente. Como la calidad de las relaciones de trabajo, el riesgo del cambio tecnológico o el clima político internacional.
Para evaluar y comparar los factores se debe reconocer el problema y luego analizar que factor se le aplica ya se cuantitativo o cualitativo o ambos, clasificar los términos de importancia, comparar su probable influencia sobre el resultado y tomar una decisión.
Definir el concepto de sistema de apoyo a la toma de decisiones:
En un sentido amplio, se define a los sistemas de apoyo a las Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.
A lo anterior se agrega que, en la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión. Esto implica necesariamente que al verdadero objetivo de un sistema de apoyo a las decisiones sea proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, con el fin de decidir lo más adecuado.
Describir las características de los sistemas para el proceso de toma de decisiones:
Efectos futuros:
Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.
Reversibilidad:
Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo.
Impacto:
Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.
Calidad:
Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.
Periodicidad:
Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.
Describir sus componentes e identificar las tendencias futuras de su aplicación en las organizaciones
La técnica de tomar decisiones en un problema está basado en cinco componentes primordiales:
Información: Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones.
Conocimientos: Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable.
Experiencia: Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar.
Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.
Juicio: El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen substitutos para el buen juicio.
Tendencias Futuras
Los sistemas de soportes a la toma de decisiones en grupos (DGSS) son una tecnología que esta emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se esta llevando acabo las juntas de tomas de decisiones deberán mejorar, ser más amigables para los usuarios ejecutivos y más transparentes en su uso. En este proceso ayudan los sistemas basados en le reconocimiento de voz y de signos escritos. Deben tener cuidado en lo que se espera de un DGSS, debido a que la expectativa pueden ser muy altas con respecto a lo que en realidad pueden obtenerse y esto ocasiona descontento en las personas que lo emplean.En futuro con el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin tener que moverse de su lugar de trabajo.En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que puedan obtenerse de ella. El no incorporase a este tipo de tecnología puede afectar de una manera importante la productividad y la creatividad de las personas que trabajan en la organización.
Fases en el proceso de toma de decisiones
El modelo de H. Simón reconoce tres fases principales:1) Investigación (inteligencia): Exploración del ambiente sobre las condiciones que requieren las decisiones. Los datos de entrada se obtienen, se procesan y se examinan, en busca de indicios que pueden identificar problemas u oportunidades.2) Diseño: Invención, desarrollo y análisis de los posibles cursos de acción. Involucra los procesos para entender el problema, para generar las soluciones y para probar las soluciones según su factibilidad.3) Elección: De una alternativa o curso de acción entre aquellas que están disponibles. Se hace una selección y se implementa. En cualquier fase podría haber un regreso a la fase anterior.El modelo de Simón no va más allá de la fase de selección. Algunos modelos de toma de decisiones incluyen la implementación y retroinformación a partir de los resultados de la decisión.
Fases de diseño y de investigación (inteligencia)
Hay tres aspectos importantes en estas fases:
1) Descubrimiento de problemas: Es el descubrimiento de una diferencia entre alguna situación que existe y un cierto estado deseado. Pounds identifica cuatro modelos que producen expectativas frente a las cuales se mide la realidad:
Históricos: las expectativas se trazan como extrapolación de las experiencias anteriores.
De planeación: en la cual el plan es la expectativa.
De otras personas de la organización: superiores, subordinados, de otros departamentos, etc.
Extraorganizacionales: las expectativas se derivan de la competencia, los clientes y las organizaciones profesionales.
La formulación de Pounds postula la necesidad de tener algún modelo del proceso o de la situación con el fin de localizar problemas. Si el modelo se cambia a un modelo más completo o más sofisticado, la localización del problema también cambia.
2) Formulación de problemas: El propósito de la formulación del problema es clarificarlo, de tal manera que el diseño y las actividades de selección obren sobre el problema "correcto". En otros casos se necesita alguna reducción de la complejidad. Hay cuatro estrategias para reducir la complejidad y para formular un problema en forma manejable:
Determinación de los límites.
Examen de los cambios que pueden haber precipitado el problema.
Descomposición del problema en problemas más pequeños.
Concentración en los elementos controlables.
3) Desarrollo de alternativas: que se van a considerar en la fase de selección. El acto de generar alternativas es creativo. El proceso creativo requiere que se tenga un conocimiento adecuado del área del problema y de sus límites y de la motivación para resolver el problema.
Definición de toma de decisiones
Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.
La toma de decisiones en una organización se circunscriben a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
Los administradores La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
¿Qué es la toma de decisiones? La toma de decisiones es un proceso de definición de problemas, recopilación de datos, generación de alternativas y selección de un curso de acción.
Modelos de comportamiento del decisor
1) Económico clásico: Es un modelo normativo. Describe la forma como una persona debería tomar la decisión. Sus supuestos son:
Toma de decisiones bajo certeza.La decisión busca maximizar el beneficio o utilidad.El decisor es sensible de manera infinita a las diferencias de utilidad entre los resultados o consecuencias.
2) Administrativo: Es un modelo descriptivo. Visualiza la decisión la cual se da en un medio ambiente complejo y parcialmente desconocido. La mayoría de estrategias de resolución de problemas por satisfacción están basadas en reglas empíricas Este modelo asume que el decisor:
No conoce todas las alternativas ni todos los resultados o consecuencias. Hace una exploración limitada para descubrir una pocas alternativas satisfactorias.
Toma una decisión que satisfaga su nivel de aspiración.
Modelo de comportamiento de la toma de decisiones en la organización
Los principales conceptos usados para explicar la toma de decisiones en la organización son:1) Quasi-resolución de conflictos: La quasi-resolución es una solución aparente. Los métodos para la resolución de conflictos son:Racionalidad local: A las subunidades se les permite fijar sus propias metas.Reglas de decisión a nivel aceptable: Dentro de ciertos límites, a las unidades se les permite tomas sus propias decisiones usando acuerdos sobre reglas y procedimientos de decisión.
Atención secuencial hacia las metas: La organización responde primero a una meta, luego a otra, y así sucesivamente de forma tal que cada meta con conflicto tenga una oportunidad de influir en el comportamiento organizacional. Dar atención secuencial a los conflictos de metas significa también que ciertos conflictos nunca serán resueltos en razón de que las metas en conflicto nunca se manejan al mismo tiempo.2) Elusión de la incertidumbre: Los métodos para eludir la incertidumbre son:Ciclo de reducción y retroalimentación a corto plazo: Un pequeño ciclo de retroinfomación permite con frecuencia nuevas decisiones y de este modo reducir la necesidad de estar involucrado en la incertidumbre del futuro.Ambiente de negociación: La organización busca controlar su medio ambiente mediante prácticas convencionales del sector industrial (algunas veces como comportamiento restrictivo y como comportamiento colusivo) para provisión a largo plazo, o contratos de venta, etc.3) Búsqueda de problemas: La búsqueda de soluciones es estimulada por problemas. La investigación por soluciones está basada en reglas simples: La búsqueda de manera local ya sea para aproximarse al síntoma presente o para acercarse a la solución presente. Si la investigación local falla, se expande la búsqueda primero a las áreas vulnerables organizacionalmente antes de trasladarse a otras áreas. Las áreas vulnerables son áreas con recursos de holgura (por ejemplo personal que sobra) o con objetivos que son difíciles de cuantificar (por ejemplo una investigación).4) Aprendizaje organizacional: La organización ofrece un comportamiento adaptativo con el transcurso del tiempo.5) Toma incrementalista de decisiones: El método incremental es aquel en el cual la toma de decisiones en la organización se reduce a pequeños cambios en las políticas y en los procedimientos existentes. El énfasis se hace en la corrección o en la mejora. Etzioni ha sugerido que las organizaciones usen una estrategia combinada (exploración mixta) para la toma de decisiones en la cual las decisiones menores usan un método incremental, pero las decisiones principales de política requieren de una consideración completa de las alternativas.
Toma de decisiones bajo presión psicológica:
Hay muchas decisiones en las organizaciones y en la vida personal que están cargadas de emociones en razón de los grandes deseos del decisor de lograr ciertos objetivos o evitar peligros o consecuencias no placenteras.
Hay fuertes tendencias opositoras en los individuos con respecto a los cursos de acción. El resultado es un conflicto decisional, una fuerte significativa de presión psicológica. La tensión a partir del conflicto decisional puede conducir a procesos de decisión desbalanceados o deteriorados.
Métodos para decidir entre alternativas
Los métodos parten generalmente de que todas las alternativas son conocidas o se pueden conocer. Los métodos a disposición son los siguientes:
1) TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN BAJO CERTEZA:
Asumen que todas las alternativas y todos sus resultados son conocidos. El problema es calcular cuál alternativa es la óptima para una función objetivo dada:
· Sistema de ecuaciones.
· Programación lineal.
· Programación entera.
· Programación dinámica.
· Modelo de teoría de colas.
· Modelos de inventarios.
· Análisis de presupuestos de capital.
· Análisis de puntos de equilibrio.
2) TÉCNICAS DE LA TEORÍA DE DECISIÓN ESTADÍSTICA:
Son técnicas que evalúan matemáticamente los resultados potenciales de acciones alternativas en una situación de decisión dada. Todas las alternativas y resultados se asumen como conocidos, y el decisor tiene como objetivo la maximización de utilidades. Cómo métodos de presentar los datos en la teoría de decisión existen la matriz de pagos y el árbol de decisión. El trabajar con matrices de pago y árboles de decisión requiere el uso de las estimaciones de probabilidad. Las probabilidades objetivas basadas en situación de analogías generalmente no están disponibles, de tal suerte que las probabilidades utilizadas son subjetivas. La ventaja de la técnica es que requiere el uso explícito de las probabilidades subjetivas en lugar de utilizarlas sin hacerlas explícitas.
Matriz de pagos: Consta de filas para las alternativas o estrategias disponibles y de columnas para las condiciones (estados del mundo) que afectan los resultados de las estrategias. Cada intersección contiene el pago (las consecuencias). En el uso de esta matriz pueden darse 2 situaciones:
Si hay certeza en cuanto a qué condiciones prevalecerán, el decisor necesita solamente seleccionar la estrategia que provee el pago más alto.
Si existe incertidumbre en relación con las probabilidades de las diferentes condiciones que se pueden presentar, el decisor puede recurrir a algunas reglas para decidir como por ejemplo:
Árboles de decisión: Cuando se deben tomar decisiones en secuencia es útil el método del árbol de decisión para la representación del análisis. Los pasos al utilizar el árbol de decisión en el análisis de alternativas son los siguientes:
Construir el árbol comenzando con los puntos de decisión agregándole ramas para los estados del mundo (eventos) que puedan suceder. Incluir la probabilidad de ocurrencia de cada estado del mundo.
Para cada rama única (punto final) o resultado, asignar un valor.
Trabajar hacia atrás para analizar las consecuencias de cada alternativa de cada "nodo" del árbol.
3) CURVA DE UTILIDAD E INDIFERENCIA:
Los ejemplos de decisiones en la teoría de decisión estadística han usado valores monetarios. También es deseable ponderar las condiciones no monetarias. Por ejemplo, una persona puede estar interesada tanto en el tiempo de descanso como en el dinero y negociará el uno por el otro. Este dilema se puede representar mediante las curvas de indiferencia de cada nivel de utilidad total.
4) CLASIFICACIÓN, PONDERACIÓN O ELIMINACIÓN POR ASPECTOS:
Ponderación: En las decisiones que involucran un número de factores o aspectos, a cada factor se le asigna una importancia relativa o ponderación por parte del decisor. El grado al cual las alternativas satisfacen el factor de decisión se pondera según la importancia (o rango). La suma de los factores ponderados se utiliza para comparar las alternativas.
Eliminación: Los requerimientos deseados se identifican y se clasifican en importancia o valor.
Comenzando con los requerimientos más importantes, se eliminan todas las alternativas que no contienen dicho aspecto. Este proceso continúa a través de todos los aspectos.
5) TEORÍA DE LOS JUEGOS:
Es otro medio de analizar una decisión en una situación de competencia, de tal suerte que cuando una unidad de decisión (jugador) gana, la otra pierde.
6) INFERENCIA ESTADÍSTICA CLÁSICA:
Las técnicas de la inferencia estadística clásica pueden ser útiles en la preparación de información para la toma de decisiones:
Muestreo: Se toman muestras de una porción pequeña de la población con el fin de estimar parámetros tales como media, variación, etc.
Distribución de probabilidades: Existe un número de distribuciones (normal, Poisson, etc.). Si los datos se aproximan a una de estas distribuciones, su modelo teórico se puede utilizar para propósitos de la toma de decisiones.
Análisis de correlación y regresión: La relación entre variables dependientes de una o más variables independientes se determina por el análisis de correlación. El coeficiente de correlación es una medida de resumen para explicar el grado al cual los cambios en las variables dependientes son explicados por los cambios en las variables independientes.
Prueba de hipótesis: Las hipótesis son probadas para juzgar si son verdaderas o falsas.
7) HOJAS DE BALANCE DECISIONAL PARA LA TOMA DE DECISIONES BAJO TENSIÓN:
Para cada alternativa se obtienen las anticipaciones positivas y negativas para cuatro categorías de ganancias y pérdidas y se colocan en una rejilla. Habiendo llenado la rejilla, el decisor puede evaluar la fortaleza de las pérdidas y ganancias y el rango de las alternativas. Las categorías mencionadas antes son las siguientes:
Ganancias o pérdidas tangibles para sí mismo.
Ganancias y pérdidas para otros.
Autoconsentimiento o autodisentimiento,
Y conocimiento o disentimiento social.
Documentación y decision de las reglas de comunicación:
Un procedimiento puede ser una secuencia de acciones completamente determinada o puede incorporar toma de decisiones basadas en condiciones alternativas. Los métodos de documentación de la lógica decisional son:
1) Matricial: Se puede utilizar una matriz para presentar parejas de condiciones y el resultado de una acción (decisión).
2) Tabla de decisión: Documenta las reglas que seleccionan una o más acciones basadas en una o más condiciones de un conjunto posible de condiciones. Es precisa y compacta.
3) Diagrama de flujo: Equivale a una tabla de decisión, donde cada paso se separa a través de un diagrama que representa una regla de decisión. Es menos compacto que ésta pero más fácil de seguir.
4) Árbol de decisión: Este es un diagrama de flujo sin los símbolos de decisión o cajas de procesamiento. Se orienta para mostrar los pasos de la decisión que se puede tomar en lugar de los criterios para la selección de un paso dado. Es conveniente señalar las probabilidades de las consecuencias.
5) Pseudocodificación: Muestra la lógica de la decisión en el formato SI-ENTONCES de un programa del computador. Es una descripción precisa, pero puede ser muy concisa y formal par los que no estén familiarizados con la programación de computadoras.
La selección de uno de los métodos anteriores depende del contexto y de los usuarios.
Relevancia de los conceptos de toma de decisiones para el diseño de información
Para la toma de decisiones sabemos que es necesario hacer uso de la información como, el uso de teorías, que tiene como consecuencia el acierto, la incertidumbre y el riesgo, es por eso que debemos diferenciar si el tomador de decisiones en analítico o heurístico y es importante que estos tomen en cuenta las fases de solución como son la inteligencia, la selección y el diseño, tal como se le da soporte en los sistemas de apoyo a decisiones.
La toma de decisiones bajo riesgo
Las decisiones son tomadas por lo general bajo tres condiciones importantes como lo es la: certidumbre, incertidumbre y el riego.
La certidumbre es aquella que nos muestra todo por anticipado antes de la decisión, los resultados, las consecuencias y según sean las necesidades presentadas por el usuario.
La incertidumbre es lo contrario de la certidumbre, no tenemos resultados, ni probabilidades o las consecuencias de las decisiones.
Entre estos dos aspectos o condiciones tienen por medio el riesgo, es decir que tenemos el conocimiento (certidumbre) de las alternativas (variables controlables), existen sólo las estimaciones y no está en nuestras manos el controlar (variables ambientales) y de las que no estamos seguros de su resultado (variables dependientes). Bajo estas alternativas que tenemos muchas de las tomas de decisiones en las empresas o negocios se realizan bajo riesgo.
El estilo de la toma de decisiones
Por lo general la información se recolecta, procesa y se usa en forma de parámetro según sea el estilo de la toma de decisiones. Y es por eso que los tomadores de decisiones son analíticos o heurísticos.
Un tomador de decisiones analítico se apoya en la información que es adquirida y evaluada sistemáticamente para estrechar las alternativas y tomar una selección que esté basada en información. En donde los tomadores de decisiones analíticos valoran la información cuantitativa y los modelos que la generan y la usan. Como comentario adicional, utilizan matemáticas para el modelo del problema y usan algoritmos para resolverlos.
Un tomador de decisiones heurístico se hace ayudar de lineamientos (reglas), aunque no se adapte, bajo conciencia o un sistema, esto es que la heurística se basa en la experiencia. Estos tomadores de decisiones aprenden bajo las actuaciones, es decir mediante la prueba y el error hasta encontrar la solución. Y su apoyo es el sentido común para que los guíe.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES
Interactividad: sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.
Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.
Desarrollo: Permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
Comunicación Inter-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de acceder información de las bases de datos corporativos.
Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.
Soporte para la fase en la toma de decisiones
Debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la amplia gama de ámbitos en los cuales se toman las decisiones, el concepto de sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decisión support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisión significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisión implica el apoyo a la estimación, la evaluación y/o la comparación de alternativas. En la práctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informáticas que realizan una función de apoyo.[1]
El termino sistema de apoyo a la decisión se ha utilizado de formas muy diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.[2] Algunas de esas definiciones son:
Un DSS, en términos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de decisiones" (Finlay[3] y otros).
En términos bastante más específicos, un DSS es "un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación" (Turban[4] ).
Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores serían:
Un DSS es un "conjunto de procedimientos basados en modelos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en si toma de decisiones" (Little[5] ).
Un DSS "combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informático para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen[6] ).
"Sistema extensible capaz de apoyar ad-hoc el análisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificación futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados" (Moore y Chang[7] ).
Los DSS son "Sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson[8] ).
Kenn afirma que es imposible dar una definición precisa incluyendo todas las facetas de la DSS ya que "no puede haber una definición de los sistemas de apoyo a la decisión, sino sólo del apoyo a la decisión" (Keen[9] ).
Para Power el término DSS puede referirse a muchos tipos de sistemas de información que dan soporte a la toma de decisiones. Humorísticamente añade que siempre que un sistema informático no sea un 'sistema para procesamiento de transacciones en línea' (OLTP), alguien tendrá la tentación de llamarlo DSS (Power[10] ).
Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.
Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva:
Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.
Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.
Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional.
Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida).
Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos.
Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA).
Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.
¿POR QUE NO SE PUEDE TOMAR DECISIONES BAJO PRESION PSICOLOGICA?
